WhatsApp Business unterstützt Unternehmen bei der Kommunikation mit Kunden. Für einen kleinen Betrieb ist häufig die Business App der Einstieg; für angebundene Systeme und umfangreichere Abläufe kommt die Business Platform infrage. Vor der Einrichtung sollten Sie klären, wer antwortet, welche Anfragen über den Kanal laufen und wie sensible Informationen behandelt werden.
Business App oder Business Platform?
Die WhatsApp Business App bündelt unter anderem Unternehmensprofil, Produktdarstellung und Hilfen für Antworten. Sie ist auf die direkte Kommunikation kleiner Unternehmen ausgerichtet. Die Plattform ist die technische Grundlage für integrierte Kommunikationslösungen. Ein Dienstleister oder eine angebundene Software kann zusätzliche Funktionen und Kosten mitbringen.
Wählen Sie den Weg nach Ihrem Arbeitsablauf: Bearbeitet eine kleine Zahl von Personen überschaubare Anfragen direkt, ist das etwas anderes als eine zentrale Serviceorganisation mit Rollen, Übergaben und CRM-Anbindung. Prüfen Sie benötigte Funktionen im konkreten Produkt und Tarif; übernehmen Sie keine Preisliste aus einer alten Anleitung.
Welche Größe brauchen Profilbild, Banner und Titelbild?
Profilbild und Titelbild sind unterschiedliche Bildflächen. Für das Profilbild empfiehlt sich eine quadratische Arbeitsdatei mit einem zentral angeordneten Motiv. Ein runder Ausschnitt kann Ecken abschneiden. Für ein Titelbild ist ein breites Motiv sinnvoll, sofern die Funktion im verwendeten Konto angeboten wird.
Wichtig zu Pixelangaben: In den von uns geprüften frei zugänglichen offiziellen Informationen ließ sich keine universell gültige Titelbildgröße für alle App- und Plattformvarianten belegen. Verbreitete Angaben im Netz sind daher keine verlässliche Vorgabe für jedes Konto. Maßgeblich sind der Upload-Dialog und die tatsächliche Vorschau Ihrer Version.
| Bildfläche | Unsere Arbeitsvorlage | Prüfung vor Verwendung |
|---|---|---|
| Profilbild | Quadratisch, beispielsweise 1.000 × 1.000 Pixel | Logo im Kreis noch vollständig und klein erkennbar? |
| Titelbild / Banner | Breites Ausgangsmotiv, beispielsweise 1.920 × 1.080 Pixel | Passt der angebotene Zuschnitt? Bleibt die Aussage auf Mobilgeräten sichtbar? |
Diese Werte sind Gestaltungsvorlagen, keine behaupteten WhatsApp-Mindestmaße. Lassen Sie um Logo und Text freie Fläche, halten Sie eine bearbeitbare Originaldatei vor und testen Sie den Upload. Wenn der Ausschnitt nicht passt, ändern Sie die Komposition, statt das Motiv zu verzerren.
Unternehmensprofil in fünf Schritten vorbereiten
- Nummer und Verantwortung klären: Verwenden Sie einen betrieblich kontrollierten Zugang und regeln Sie Vertretung sowie Wiederherstellung.
- Unternehmen beschreiben: Name, Tätigkeit, Kontaktmöglichkeiten und gegebenenfalls Standort korrekt eintragen.
- Bilder prüfen: Profil und verfügbares Titelbild hochladen; die Ansicht aus Kundensicht kontrollieren.
- Erwartungen setzen: Nennen Sie realistische Antwortzeiten und verlinken Sie weiterführende Informationen auf Ihrer Website.
- Nachrichten testen: Begrüßung, Abwesenheit und Textbausteine auf Verständlichkeit und richtige Links prüfen.
Hilfreiche Antworten statt automatischer Sackgassen
Textbausteine eignen sich für wiederkehrende Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt oder benötigten Angaben. Sie sollten einen nächsten Schritt ermöglichen. Ein Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Beschreiben Sie bitte kurz das Anliegen und den gewünschten Termin. Wir melden uns innerhalb unserer Geschäftszeiten.“ Übernehmen Sie nur eine Antwortzeit, die Ihr Team tatsächlich einhalten kann.
Definieren Sie, wann eine Unterhaltung an eine fachlich zuständige Person übergeben wird. Wenn ein Anliegen Dokumente mit sensiblen Angaben erfordert, stellen Sie einen dafür vorgesehenen Übertragungsweg bereit. Chatverläufe sind kein Ersatz für eine geordnete Auftragsdokumentation.
Werbung, Einwilligung und Datenverarbeitung unterscheiden
Eine eingehende Servicefrage ist keine pauschale Erlaubnis für spätere Werbenachrichten. Für elektronische Werbung sind insbesondere die Voraussetzungen des § 7 UWG zu berücksichtigen. Datenschutz, Kontakteabgleich, Aufbewahrung und eingesetzte Dienstleister müssen zusätzlich zum konkreten Betrieb passen.
Dokumentieren Sie deshalb Zweck, Zuständigkeit und den zulässigen Umgang mit Kontaktdaten vor dem Start. Veröffentlichen Sie nachvollziehbare Datenschutzhinweise und bieten Sie einen alternativen Kontaktweg an. So können auch Kunden ohne WhatsApp Ihr Unternehmen erreichen.
Was sollte nach dem Start kontrolliert werden?
Prüfen Sie unbeantwortete Anfragen, tatsächliche Antwortzeiten und häufig wiederkehrende Fragen. Aktualisieren Sie Profilinformationen bei Änderungen und testen Sie Website-Links erneut. Entscheidend ist, ob der Kanal Kunden zuverlässig weiterhilft und in Ihrem Team bearbeitbar bleibt.
Unterstützung bei der Umsetzung
Sie möchten das Thema auf Ihr Unternehmen übertragen? Digitale Infrastruktur weiterentwickeln: Gemeinsam klären wir Ausgangslage, Prioritäten und die nächsten Schritte.
